Centralizzare i pagamenti del gruppo: vantaggi economici e qualitativi a tutti i livelli

Attivare una Centrale dei pagamenti in un gruppo consiste nell’organizzare la raccolta di tutti gli ordini da ogni ente e farla confluire in un servizio centrale specializzato. La Centrale effettua i pagamenti per conto di enti e contabilizza gli anticipi corrispondenti nei conti correnti di ogni ente.

Un’organizzazione di questo tipo presenta numerosi vantaggi, indipendentemente dalle caratteristiche e dalle dimensioni del gruppo.

Vantaggi economici immediati

Finanziariamente, la concentrazione dei pagamenti in un unico ente si traduce inizialmente in una riduzione sostanziale dei costi:

Negoziazione delle tariffe migliori sugli ordini trattati e sulle commissioni dei movimenti
Ottenimento di vantaggi tariffari eccezionali durante la distribuzione dei pagamenti
Riduzione del numero di rimesse di ordini
Diminuzione del costo di cambio
Limitazione del numero di conti bancari necessari in filiale
Ottimizzazione della concorrenza tra le banche

Quindi, per esempio, un gruppo di strutture sanitarie stima mediamente 750.000 € annui di risparmio diretto derivante dalla centralizzazione dei 550.000 pagamenti nazionali effettuati ogni anno dalle proprie filiali (pari a un importo di 2.000 milioni di €).
Oltre a questi vantaggi diretti, l’attivazione di una Centrale dei pagamenti comporta altresì dei vantaggi economici indiretti:

La centralizzazione dei pagamenti in valute permette una migliore gestione dei rischi di cambio
La specializzazione del servizio centrale riduce i costi interni dei trattamenti
La gestione di tutti i flussi del gruppo consente una migliore reattività rispetto ai partner bancari per ottenere degli anticipi di tesoreria (transizione di flusso)

Vantaggi qualitativi importanti

Qualitativamente, i vantaggi attesi da una Centrale dei pagamenti non sono meno importanti:

L’introduzione di un terzo elemento nel processo di pagamento, limita considerevolmente la possibilità di pagamenti fraudolenti o non conformi alle regole del gruppo (ad esempio, fornitori non referenziati)
Specializzando la funzione di pagamento, permette un perfezionamento dei trattamenti che si traduce in una più elevata affidabilità dei pagamenti
Consentendo un’analisi esaustiva e affidabile dei flussi attraverso l’intero gruppo, fornisce un aiuto prezioso circa la decisione di ottimizzazione dei rapporti con i fornitori esterni e intragruppo

Sforzi ricompensati

Tutte le organizzazioni in cui i pagamenti sono distribuiti in enti diversi possono ottenere dei vantaggi implementando una Centrale dei pagamenti. Tuttavia, le questioni principali non riguardano gli stessi flussi a seconda delle specifiche di ogni gruppo.

Ad esempio, focalizzandosi sulla centralizzazione dei pagamenti in valuta di circa 200 unità commerciali presenti in 26 Paesi, un gruppo industriale realizza guadagni stimati a oltre 3 milioni di € l’anno, migliorando al contempo la copertura di cambio e l’affidabilità dei pagamenti (99,7% di ordini gestiti dall’inizio alla fine senza incidenti).

Tuttavia, i vantaggi economici e qualitativi di centralizzazione della totalità o di parte dei pagamenti di un gruppo giustificano pienamente lo sforzo organizzativo iniziale richiesto per l’attivazione della Centrale. Nel gruppo industriale di cui sopra, una volta effettuati gli investimenti organizzativi e tecnici, i flussi trattati a livello centrale hanno potuto essere moltiplicati di dieci volte in 8 anni, senza aumentare le spese del servizio centrale.

Attuazione

La Centrale dei pagamenti nell’applicazione Allmybanks di Exalog

Il modulo “Centrale dei pagamenti” integrato nell’applicazione Allmybanks (proposta da Exalog) è progettato per fornire questi vantaggi, indipendentemente dalle dimensioni e dal carattere più o meno internazionale del gruppo. Strutturalmente, questa applicazione in modalità SaaS consente un’attuazione molto flessibile dell’organizzazione centralizzata dei pagamenti:

L’attivazione di procedure di conferma standardizzate, rigorose e verificabili può essere applicata a tutto il gruppo prima di attivare la Centrale dei pagamenti.
L’integrazione degli enti nella Centrale può avvenire in maniera progressiva e gli enti non integrati possono continuare a effettuare i pagamenti dai propri conti, con una tracciabilità comunque centralizzata.
Tecnicamente, l’attuazione richiede solamente la configurazione nell’applicazione, senza necessità di sviluppo informatico

La centralizzazione aggiunge un intermediario nel processo di pagamento. È pertanto indispensabile fornire all’ordinante informazioni precise sullo stato del suo pagamento. Così, in Allmybanks, ogni ente può seguire in dettaglio lo stato di avanzamento dei propri ordini inviati alla Centrale:

In attesa di trattamento
Inviato alla banca
Trattato dalla banca
Ricevuto dal beneficiario

In Allmybanks, la Centrale dei pagamenti è assimilabile, a livello funzionale, a una banca. Il conto corrente intragruppo è utilizzato esattamente come un conto bancario, e la configurazione della procedura di invio degli ordini (flusso di lavoro di conferma) è lo stesso dei pagamenti bancari convenzionali. Questo principio, che semplifica notevolmente l’attivazione, permette in particolare di applicare ai conti correnti lo stesso tipo di commissioni applicate a un contratto bancario, e quindi di poter rifatturare i servizi della Centrale dei pagamenti.