Botanic modernise ses outils de gestion de trésorerie
Retour d'expérience : le cas Botanic...
Lors de la crise financière de 2008, les entreprises, quels que soient les secteurs d’activité, ont été fortement sensibilisées à leur dépendance aux ressources financières court terme. Depuis cette époque le « cash » est redevenu roi, et l’on a vu se mettre en place, associées à des politiques très volontaires d’optimisation des BFR, des stratégies d’atteinte d’efficacité maximale en matière de gestion des flux de trésorerie.
Dans certains cas, les réflexions portant sur ces problématiques ont conduit à modifier des process voir à des changements d’outils.
L’expérience Botanic illustre parfaitement cette démarche.
Botanic est une enseigne de distribution spécialisée dans la jardinerie créée en 1995, opérant plus de 60 magasins en France, notamment en région Rhône Alpes. Elle complète cette présence commerciale physique par un site de ventes en ligne.
Le Groupe exploite en outre une vingtaine de magasins à l’enseigne Médor et Compagnie, spécialisés dans la commercialisation de produits destinés aux animaux de compagnie, principalement chiens et chats.
Des structures juridiques dédiées prennent en charge une activité de négoce de produits végétaux, ainsi qu’une partie de l’activité logistique. Ces deux filiales interviennent aussi bien en interne qu’après de clients extérieurs au Groupe.
Des sociétés civiles immobilières détiennent par ailleurs les actifs fonciers et immobiliers dédiés à l’exploitation de la plupart des magasins sous enseigne Botanic.
Une holding de tête assure un rôle capitalistique de détentions des filiales opérationnelles et est en charge des fonctions « support » (finances, RH, informatique, achats, marketing, etc.).
L’ensemble consolidé représente un peu moins de 130 sociétés et emploie 2200 salariés en moyenne annuelle.
Organisation financière de Botanic
La fonction « trésorerie » est rattachée à la direction financière, aux côtés des services comptables, contrôle de gestion et juridique ; elle est physiquement localisée en Haute Savoie dans les locaux de la holding.
Elle est en charge des relations avec les banques, des couvertures de change, de la gestion des financements court et moyen termes, des placements, de la gestion des flux de toutes les sociétés du Groupe à travers les 250 comptes ouverts auprès de 20 banques.
Opérant en cash pooling, elle consolide quotidiennement la trésorerie de toutes les entités, assurant les équilibrages nécessaires à l’optimisation de la position Groupe. Elle centralise la transmission aux banques des ordres de paiements. Elle élabore le budget annuel des flux consolidés et assure son suivi mensuellement.
Choix du logiciel Allmybanks d’Exalog
Jusqu’en 2009, la gestion de la trésorerie était assez faiblement automatisée, notamment concernant les opérations d’équilibrage, qui était préparées sous tableur Excel. Le suivi budgétaire des flux demandait également de nombreuses saisies manuelles.
Le logiciel de l’époque, performant dans l’absolu, présentait une lourdeur d’utilisation qui démultipliait la complexité de l’organisation du Groupe.
Rapidement après sa prise de fonction, le directeur financier de l’époque donna mission à un conseil extérieur de rédiger un cahier des charges décrivant les fonctionnalités d’une gestion à la fois plus simple et plus complète, et de procéder à un appel d’offre auprès des principaux fournisseurs de solutions, intégrant l’éditeur historique.
La solution Allmybanks d’Exalog s’imposa pour des raisons de coûts, d’ergonomie, d’un bon compromis richesse fonctionnelle/simplicité et enfin de son fonctionnement en mode Saas (Software as a Service).
Hors périmètre strict du cahier des charges, la réactivité des interlocuteurs Exalog et leur capacité à considérer les problématiques propres à Botanic ont également orienté la décision.
Problématiques Botanic et utilisation du logiciel
Les spécificités propres à Botanic découlaient à la fois de contraintes métiers et de la structuration juridique du Groupe.
Si en effet les flux pris unitairement ne présentaient pas de particularités, leur grand nombre requérait une forte automatisation alliée à une capacité de restitution consolidée afin de gérer une vue d’ensemble à partir d’une forte masse d’informations. Cette problématique était renforcée par le grand nombre d’entités juridiques et banques, structure complexe issue des choix historiques de constitution du Groupe et des modes de financement associés.
De cette organisation découlait logiquement une gestion en cash pooling, seule solution à même de satisfaire les impératifs de cohérence, de rapidité, de sécurité et d’appréhension des positions en synthèse comme en détail.
Les ressources d’Allmybanks permettaient cette concentration de toutes les informations nécessaires sur le service « trésorerie », seul compétent pour mettre en œuvre de manière « industrielle » les actions d’optimisation souhaitées.
Dans cet environnement, un besoin crucial que devait satisfaire la solution résidait dans sa capacité à automatiser le process d’équilibrage quotidien, de la mise en évidence des soldes jusqu’à la préparation de la comptabilisation des virements proposés.
Ce besoin a été parfaitement comblé avec Allmybanks, les outils associés aux notions de « comptes pivot », de « virement minimum » et « solde objectif » permettant de calibrer les niveaux d’équilibrage, le module « interface comptabilité » permettant ensuite de comptabiliser les virements sans intervention manuelle.
En flux inverses, les fichiers de règlements tiers issus tant de l’ERP que du logiciel de paie, élaborés par chacune des entités du Groupe, ont pu être intégrés facilement et ainsi alimenter Allmybanks en vue de leur transmission aux établissements bancaires.
Toujours dans un souci d’automatisation, un maximum d’informations sont injectées directement dans le module « prévisions » à partir, soit de fichiers comptables, pour les dettes tiers échéancées, soit du module « emprunts » d’Allmybanks pour les crédits moyen terme.
Dans le cas de Botanic, seule la fonctionnalité budgétaire d’Allmybanks reste à améliorer. Son incomplétude est actuellement détournée par le truchement d’une société fictive ad hoc, recevant manuellement les données mensualisées.
Conclusion
Allmybanks a correctement répondu aux attentes de la direction financière, tant en termes de fonctionnalités que de coûts et surtout de facilité d’utilisation. Le produit apporte une solution aux contraintes d’automatisation et de simplification des process exigés par le Groupe.
Les équipes Exalog ont réalisé l’implémentation avec tout le professionnalisme souhaité et ont conduit sans heurts aussi bien la transition d’Etebac 5 à EBICS TS que le passage aux normes SEPA.
Même si les nouvelles fonctionnalités comme la gestion des paiements en « centrale d’achats » ou la gestion de la dette ne sont pas des besoins critiques pour Botanic, leur disponibilité récente démontre la volonté de l’équipe Exalog d’enrichir le produit, en fonction des besoins des utilisateurs.
Cette capacité d’adaptation est un gage de pérennité appréciable dans un environnement en changement toujours plus rapide.
Le point de vue d'Exalog
Stéphanie Bombart, Directeur Relation Clients
Botanic soulève le caractère incomplet de la fonction budget d’Allmybanks, qui était effectivement embryonnaire au moment de leur implémentation. Ces derniers mois, ce module a bénéficié de nombreuses évolutions afin de le rendre plus performant, tant dans ses modalités d’affichage que dans sa gestion des prévisions à court et moyen terme dans le calcul des écarts.