La centralización de los pagos del grupo: ventajas económicas y cualitativas a todos los niveles
Implantar una central de pagos en el seno de un grupo consiste en organizar la reagrupación de todas las órdenes bancarias expedidas por cada entidad hacia un servicio central especializado. La referida central efectúa los pagos por cuenta de las entidades y contabiliza los anticipos correspondientes en las cuentas corrientes de cada una de ellas.
Una organización de este tipo ofrece numerosas ventajas, independientemente de las características y del tamaño del grupo.
Ventajas económicas inmediatas
En el plano financiero, la concentración de los pagos en una única entidad se traduce, en primer lugar, en una reducción substancial de los costes:
- Negociación de mejores tarifas en las órdenes procesadas y en las comisiones de los movimientos
- Obtención de ventajas tarifarias inaccesibles cuando existe una dispersión en los pagos
- Reducción del número de remesas de órdenes
- Disminución del coste del cambio
- Limitación del número de cuentas bancarias necesarias en las filiales
- Optimización de la competencia interbancaria
Así, por ejemplo, un grupo dedicado a la asistencia sanitaria cifra en 750 000 € anuales el ahorro directo derivado de la centralización de los 550 000 pagos nacionales que sus filiales efectúan cada año (por un montante de 2000 millones de euros).
Más allá de esos beneficios directos, la implantación de una central de pagos conlleva, asimismo, una serie de ventajas financieras indirectas:
- La centralización de los pagos en divisas permite una mejor gestión del riesgo de cambio
- La especialización del servicio central reduce los costes internos de procesamiento.
- El control de todos los flujos del grupo posibilita una mejor capacidad de reacción frente a los socios bancarios de cara a la obtención de facilidades de tesorería (redistribución de los flujos)
Importantes beneficios cualitativos
En el plano cualitativo, los beneficios plausibles de una central de pagos son igualmente destacables:
- Con la introducción de un tercero en el proceso de pago, limita considerablemente la posibilidad de que se efectúen pagos fraudulentos o de que estos no se ajusten a las directrices del grupo (p. ej., proveedores no registrados)
- La especialización de la función de pago permite perfeccionar su procesamiento, lo que se traduce en una mayor fiabilidad de los pagos
- Gracias a un análisis exhaustivo y fiable de los flujos del conjunto del grupo, aporta una valiosa ayuda para la toma de decisiones en el ámbito de la optimización de las relaciones con los proveedores externos y dentro del grupo.
Esfuerzos recompensados
Cualquier organización cuyos pagos se encuentren diseminados por distintas entidades puede extraer beneficios de la implantación de una central de pagos. Sin embargo, en función de las características específicas de cada grupo, los desafíos principales se situarán sobre flujos diferentes.
Así, por ejemplo, si un grupo industrial se concentrase en la centralización de los pagos en divisas de sus cerca de 200 unidades de negocio repartidas por 26 países, entonces obtendría un beneficio estimado de más de 3 millones de euros al año, todo ello con una mejora de la cobertura de cambio y la fiabilidad de los pagos (un 99,7 % de órdenes procesadas de principio a fin sin ningún tipo de incidente).
De cualquier modo, las ventajas económicas y cualitativas de la centralización del conjunto o de una parte de los pagos de un grupo justifican totalmente el esfuerzo inicial de organización que se necesita para la implantación de la central. En el caso del grupo industrial mencionado anteriormente, una vez realizadas las inversiones organizativas y técnicas, los flujos procesados en la central se multiplicaron por diez en ocho años sin que se produjese un aumento de los gastos estructurales del servicio central.
Aplicación práctica
La central de pagos en la aplicación Allmybanks de Exalog
El módulo Central de pagos integrado en la aplicación Allmybanks y ofrecida por Exalog, se ha diseñado para aportar dichas ventajas, independientemente de la envergadura y la extensión internacional del grupo. En el plano estructural, la aplicación en modo SaaS permite una puesta en marcha muy ágil de la organización centralizada de los pagos:
- El desarrollo de procedimientos de validación estandarizados, rigurosos y auditables se puede llevar a cabo en todo el grupo antes de la implantación de la central
- La integración de las entidades en la central puede efectuarse de manera progresiva, de modo que aquellas que no estén integradas continúen efectuando los pagos desde sus propias cuentas, si bien con una trazabilidad centralizada
- Desde el punto de vista técnico, la implementación solo requiere la configuración de la aplicación, sin necesidad de desarrollo informático.
La centralización añade un intermediario en el proceso de pago. Por ello, resulta indispensable proporcionar al ordenante una información precisa sobre el estado de su pago. Así, en Allmybanks, cada entidad puede seguir al detalle la evolución de las órdenes enviadas a la central:
- En fase de procesamiento
- Remitida a la entidad bancaria
- Procesada por la entidad bancaria
- Recibida por el beneficiario
En Allmybanks, la central de pagos es funcionalmente similar a una entidad bancaria. La cuenta corriente intragrupo se utiliza de la misma forma que una cuenta bancaria, y la configuración del procedimiento de envío de las órdenes (flujo de trabajo de validación) es igual que la de los pagos bancarios convencionales. Este principio, que simplifica enormemente la implementación, permite, en particular, aplicar a las cuentas corrientes el mismo tipo de comisión que el de un contrato bancario y, de este modo, volver a facturar los servicios de la central de pagos.